Economía

Consejos prácticos para reducir el coste de impresión

1/nov/18 12:06 PM
eldia.es

Los gastos de impresión pueden afectar al presupuesto de tu empresa. Según algunos estudios, representan entre el 1 y el 3% de los gastos del negocio de una empresa. Pero, es posible ahorrar hasta un 30% del gasto total, si se administran correctamente los procesos de impresión, sin sacrificar la calidad.

Hay muchas cosas que se pueden hacer para reducir los gastos de impresión, por ejemplo, disminuyendo la cantidad de impresiones en prensa. Esto no solo te ayudará a reducir el gasto, sino también el desperdicio. Además, contribuirás con la protección del medio ambiente y optimizarás los procesos de impresión.

Por dónde empezar

Para reducir los gastos de impresión debes conocer algunas cosas como cuánto, cómo, para qué y para quién imprimir y qué documentos logran estar en papel (anuncios, memorándums, convocatorias, facturas, etc.). Los anuncios por ejemplo, podrías compartirlos en la nube, las convocatorias las puedes enviar por email, etc.

Por otro lado, si necesitas sacar copias continuamente, podrías pensar en usar una impresora de bajo consumo.

Otros consejos para reducir los costes de impresión

Reducir los gastos de impresión no solo mejorará la salud financiera de tu empresa, sino que además hará más eficiente los trabajos de la organización.

Aquí te mostramos algunos consejos que te ayudarán:

1. Calcula los costes de impresión

Calcula cuántas hojas imprimes anualmente, identifica cuales son los departamentos o empleados que necesitan imprimir con más frecuencia y en mayor cantidad, según sus necesidades específicas.  

Recopila información sobre los gastos relacionados con el mantenimiento y los consumibles (papel, cartuchos, tinta, tóner) para las impresoras.

Identifica cuales son las áreas donde se pueden reducir la cantidad de impresiones y si hay documentos que se pueden escanear. Averigua si tus equipos de impresión realmente satisfacen tus necesidades y si la tecnología es adecuada para el uso de la empresa. ¿Necesitas una impresora a color?, ¿es posible reemplazar la impresora láser por un modelo menos caro?, ¿los gastos de mantenimiento se pueden reducir?

 2. Revisa los procesos de impresión

Supongamos que en este momento estás atendiendo a tres clientes diferentes (tres campañas diferentes). A través de un programa de control de flujo de impresión, puedes calcular los costes de impresión incurridos para cada cliente.

Con esta información, podrás reducir el desperdicio y optimizar los gastos para el futuro, lo que contribuye a un ahorro significativo. Además, podrás cargar el coste de impresión al cliente recuperando el 100% de los gastos iniciales (para papel, tinta, tóner, etc.).

 3. Optimiza los procesos de impresión

Una vez que conozcas quién imprime, para quién y cómo, puedes reemplazar las impresoras menos eficientes y más costosas o por el contrario, comprar las más adecuadas para tu negocio.

4. Automatiza todo lo que puedas

Esto incluye centralizar el proceso de impresión desde un equipo en particular, para imprimir desde la nube hasta buscar un servicio de impresión online barata, así pagarás solo por lo que imprimes, incluido el servicio, ahorrando en mantenimiento y consumibles.

Los servicios de impresión en línea ofrecen una solución integral que te permite obtener hardware, servicio y consumibles de una sola fuente.

La gestión automática de los procesos de impresión es esencial para que tengas un control sobre los costes. También te ayudará a reducir el consumo de energía y a proteger el medio ambiente.

Asimismo, cuando conoces el gasto total del proceso de impresión en tu empresa, podrás prescindir de algunas actividades tales como revisión de las facturas, control de stock de los consumibles, contratos de servicio de asistencia técnica, etc.

5. Digitaliza tus documentos

Si necesitas imprimir volantes, notificaciones, etc.,  será útil tener una cola de impresión virtual, de esta manera, puedes conservar los documentos hasta que estés listo para imprimirlos.

Asimismo, tendrás un control sobre los que vas a imprimir, evitando la duplicación.

No olvides preguntarte si es necesario realmente imprimir esa información o la puedes escanear y enviarla por correo electrónico, o incluso compartirla en línea en lugar de imprimir innumerables copias para todos tus empleados.

Una ventaja adicional de digitalizar los documentos, es que tendrás un respaldo de la información para que puedas utilizarla o modificarla cuando quieras, es una forma de preservar los documentos y la información necesaria.